POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN

DE DATOS PERSONALES

JOE HAWKINS SAS

Versión 2.0  ·  Actualización: septiembre de 2026

1. OBJETO Y ALCANCE

JOE HAWKINS SAS (en adelante, “Joe Hawkins”) adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales con el fin de establecer los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión de datos personales tratados en desarrollo de sus actividades comerciales, laborales, administrativas y de comercio electrónico.

Esta Política aplica a los datos personales de clientes, usuarios y visitantes del sitio web, suscriptores y contactos comerciales, trabajadores y ex trabajadores, candidatos a procesos de selección, proveedores, contratistas y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por Joe Hawkins en calidad de Responsable del Tratamiento.

2. MARCO JURÍDICO

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 y normas concordantes.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

• Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, especialmente el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2, y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V, y demás instrucciones vigentes de la autoridad de protección de datos personales que resulten aplicables.

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, Joe Hawkins es Responsable respecto de las bases de datos sobre las cuales determina las finalidades y medios de Tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que actúa como Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO

Joe Hawkins tratará los datos personales de conformidad con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la normativa colombiana de protección de datos personales.

5. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Según la relación que el Titular mantenga con Joe Hawkins, podrán tratarse, entre otros, los siguientes tipos de información:

• Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, tipo y número de identificación cuando resulte necesario, dirección, ciudad, correo electrónico y número de teléfono.

• Datos relacionados con compras y servicio al cliente: productos adquiridos, pedidos, devoluciones, cambios, garantías, comunicaciones, solicitudes, reclamos e historial transaccional.

• Datos de facturación, entrega y logística necesarios para procesar y despachar pedidos.

• Datos técnicos y de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo o navegador, cookies, páginas visitadas, interacciones con el sitio, fuente de tráfico y datos similares obtenidos a través de herramientas tecnológicas, cuando resulten aplicables.

• Datos relacionados con relaciones laborales, contractuales y de selección, en la medida necesaria para administrar dichas relaciones y cumplir obligaciones legales.

• Datos suministrados voluntariamente por el Titular a través de formularios, correo electrónico, redes sociales, WhatsApp u otros canales habilitados por Joe Hawkins.

Cuando un pago sea procesado por una pasarela o proveedor externo, los datos financieros y de autenticación podrán ser recolectados y tratados directamente por dicho tercero. Joe Hawkins procurará recibir únicamente la información necesaria para confirmar, gestionar y conciliar la transacción, de acuerdo con la configuración y condiciones del proveedor de pago correspondiente.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

6.1 Clientes, compradores, usuarios, suscriptores y visitantes del sitio web

• Gestionar el registro, navegación, carrito de compras, pedido, venta y demás funcionalidades del comercio electrónico.

• Verificar, procesar, confirmar y conciliar pagos y transacciones realizadas a través de pasarelas o proveedores de pago.

• Gestionar el alistamiento, despacho, entrega, seguimiento, cambios, devoluciones, garantías y demás actividades logísticas asociadas a las compras.

• Emitir facturas y documentos equivalentes y cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales y legales.

• Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos y comunicaciones de servicio al cliente.

• Prevenir, detectar y gestionar fraudes, usos indebidos, incidentes de seguridad y riesgos relacionados con las transacciones y el sitio web.

• Administrar cuentas, preferencias y comunicaciones transaccionales relacionadas con una compra o interacción solicitada por el Titular.

• Realizar análisis estadísticos, de uso y desempeño del sitio web y del negocio, incluyendo medición de campañas y atribución publicitaria, cuando corresponda.

• Enviar novedades, lanzamientos, promociones, preventas, descuentos, eventos, contenidos y otras comunicaciones comerciales de Joe Hawkins cuando exista autorización o una base jurídica aplicable, y permitir al Titular retirarse de dichas comunicaciones.

• Personalizar, dentro de los límites permitidos por la ley, la experiencia del usuario y la publicidad digital mediante herramientas tecnológicas y de medición.

6.2 Trabajadores y ex trabajadores

• Gestionar la vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral.

• Administrar nómina, prestaciones, seguridad social, obligaciones de seguridad y salud en el trabajo y demás deberes legales o contractuales.

• Mantener archivos laborales y atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control cuando corresponda.

• Gestionar comunicaciones internas, seguridad, acceso a recursos y demás actividades necesarias para la relación laboral.

6.3 Candidatos a procesos de selección

• Gestionar procesos de selección y contratación.

• Verificar formación, experiencia, referencias e idoneidad, dentro de los límites legales aplicables.

• Contactar al candidato durante el proceso y conservar la información por el tiempo razonablemente necesario para la finalidad informada.

6.4 Proveedores, contratistas y aliados

• Gestionar la relación comercial o contractual, incluyendo cotizaciones, contratación, pagos, facturación y evaluación del servicio.

• Verificar información necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, contables y contractuales.

• Gestionar accesos, comunicaciones, soporte, coordinación de actividades y atención de requerimientos relacionados con la relación comercial.

7. SITIO WEB, SHOPIFY, COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El comercio electrónico de Joe Hawkins opera sobre Shopify. El sitio web puede utilizar cookies, píxeles, etiquetas, SDK u otras tecnologías similares necesarias para su funcionamiento, seguridad, medición, analítica, personalización y publicidad.

Entre las herramientas utilizadas actualmente se encuentran Meta Pixel, Google Analytics y Google Ads. Estas herramientas pueden tratar identificadores en línea, información del dispositivo, dirección IP, eventos de navegación, interacciones con el sitio y otros datos técnicos, de acuerdo con su configuración y con las políticas de los respectivos proveedores.

Joe Hawkins podrá clasificar estas tecnologías en categorías como esenciales, funcionales, analíticas o de rendimiento, y publicitarias o de marketing. Las cookies estrictamente necesarias podrán operar para permitir funcionalidades básicas del sitio. Para las tecnologías no esenciales, Joe Hawkins dispondrá los mecanismos de información y gestión de preferencias que resulten aplicables.

El Titular podrá gestionar sus preferencias mediante las herramientas habilitadas en el sitio y, adicionalmente, a través de la configuración de su navegador o dispositivo, teniendo en cuenta que la desactivación de determinadas tecnologías puede afectar algunas funcionalidades.

8. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

8.1 Datos sensibles

Joe Hawkins no solicitará datos sensibles salvo cuando sean adecuados, pertinentes y necesarios para una finalidad legítima y su Tratamiento se encuentre autorizado por la ley. Cuando corresponda, se informará al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles, se identificarán expresamente dichos datos y sus finalidades y se obtendrá consentimiento expreso.

8.2 Datos de niños, niñas y adolescentes

Joe Hawkins procurará no recolectar deliberadamente datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando el Tratamiento sea permitido por la normativa aplicable, responda y respete su interés superior y derechos fundamentales, y se cuente con la autorización de su representante legal cuando corresponda, teniendo en cuenta la opinión del menor de acuerdo con su madurez y capacidad para comprender el asunto.

9. AUTORIZACIÓN Y CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE

Cuando la ley exija autorización, Joe Hawkins la obtendrá a más tardar al momento de la recolección de los datos, informando de manera previa o concomitante las finalidades del Tratamiento y los derechos del Titular. La autorización podrá constar por escrito, de forma oral, mediante medios electrónicos o a través de conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada. El silencio no constituye autorización.

No será necesaria la autorización en los casos previstos por la Ley 1581 de 2012, entre ellos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, en los términos legales aplicables.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. ENCARGADOS, TERCEROS Y TRANSFERENCIAS O TRANSMISIONES DE DATOS

Para desarrollar las finalidades descritas, Joe Hawkins podrá compartir o comunicar datos personales con terceros que presten servicios necesarios para la operación, siempre dentro de los límites permitidos por la ley y conforme a las funciones que cada tercero desempeñe.

Entre dichos terceros pueden encontrarse:

• Proveedores de infraestructura de comercio electrónico y tecnología, incluyendo Shopify y sus proveedores o subencargados, cuando corresponda.

• Pasarelas y proveedores de pago, entre ellos actualmente PayU, PayPal, Addi y Bold, de acuerdo con el medio de pago escogido por el Titular.

• Empresas transportadoras, operadores logísticos y proveedores de servicios de entrega contratados por Joe Hawkins.

• Proveedores de alojamiento, analítica, publicidad, medición y comunicaciones digitales, incluyendo Meta y Google, según las herramientas implementadas.

• Proveedores contables, administrativos, tecnológicos, legales y otros contratistas que requieran acceso a datos para prestar sus servicios.

• Autoridades administrativas, judiciales, tributarias o de control, cuando exista un deber legal o requerimiento válido.

Algunos de estos terceros pueden tratar información fuera de Colombia. Cuando exista una transferencia o transmisión internacional de datos personales, Joe Hawkins aplicará las reglas previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio, incluyendo las medidas contractuales, autorizaciones, excepciones o mecanismos de cumplimiento que resulten aplicables según el rol del receptor y el país de destino.

La inclusión de un proveedor en esta Política no implica que siempre reciba todos los datos personales ni que actúe necesariamente bajo una única calidad jurídica; su rol dependerá del servicio contratado y del Tratamiento efectivamente realizado.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los Titulares podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea requerida.

• Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se haya dado a sus datos personales.

• Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, en los términos legales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda. La supresión o revocatoria podrá no ser procedente cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información o cuando el Tratamiento sea necesario por otra causa legalmente válida.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Joe Hawkins, cuando dicho requisito resulte aplicable.

12. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

La administración de Joe Hawkins SAS será responsable de coordinar la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con protección de datos personales.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: info@joehawkinsbogota.com

• Dirección física: Carrera 6 # 34-62, Bogotá D.C., Colombia.

• Teléfono de contacto: +57 310 579 5271.

13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

13.1 Consultas

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Joe Hawkins mediante solicitud enviada a los canales indicados en esta Política. Joe Hawkins podrá solicitar la información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y su legitimación.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, Joe Hawkins informará los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.2 Reclamos, corrección, actualización, supresión y revocatoria

El Titular, sus causahabientes o quien se encuentre debidamente autorizado podrá presentar un reclamo cuando considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, cuando solicite la revocatoria de la autorización en los casos procedentes o cuando advierta un presunto incumplimiento de la normativa de protección de datos.

El reclamo deberá contener, como mínimo:

• Identificación del Titular y, cuando corresponda, acreditación de la representación o legitimación del solicitante.

• Datos de contacto para recibir respuesta.

• Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo y del derecho que se pretende ejercer.

• Documentos que el solicitante considere pertinentes.

Si el reclamo está incompleto, Joe Hawkins requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que el Titular ha desistido del reclamo.

Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos, cuando resulte aplicable, una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo correspondiente, dentro de un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Joe Hawkins adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables y proporcionales al tipo de información tratada para proteger los datos personales contra pérdida, acceso, consulta, uso, adulteración, modificación, divulgación o tratamiento no autorizado o fraudulento. El acceso a la información se limitará a las personas y terceros que la requieran para las finalidades autorizadas o legalmente permitidas.

Ningún sistema de información o transmisión por Internet es absolutamente infalible. En caso de incidentes de seguridad que afecten datos personales, Joe Hawkins actuará conforme a las obligaciones legales y regulatorias que resulten aplicables.

15. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento y, posteriormente, durante los términos exigidos o permitidos por las normas aplicables, incluyendo obligaciones contractuales, contables, fiscales, laborales, de protección al consumidor, probatorias o de atención de reclamaciones.

Cuando la información deje de ser necesaria para las finalidades autorizadas y no exista un deber legal o contractual de conservación, Joe Hawkins procederá a su supresión, anonimización o bloqueo, según corresponda y resulte técnicamente razonable.

16. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Esta versión de la Política se encuentra actualizada a septiembre de 2026 y entrará en vigencia a partir de su publicación en el sitio web de Joe Hawkins. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento y las obligaciones legales asociadas.

Joe Hawkins podrá modificar esta Política para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o comerciales. Cualquier cambio sustancial que afecte el contenido de la autorización o las finalidades del Tratamiento será comunicado a los Titulares de manera oportuna y, cuando corresponda, antes de su implementación y mediante un mecanismo eficiente.

La versión vigente de esta Política estará disponible en www.joehawkinsbogota.com.